Nous avons des changements importants au niveau de la demande pour nos produits. Nous avons de nouvelles règles de fonctionnement contraignantes à respecter. Nous avons beaucoup d’incertitude sur la façon d’opérer de façon rentable.
Est-ce que ça ressemble à votre organisation ?
Dans ces conditions, comment peut-on bien planifier les besoins en ressources pour les prochains mois et années ?
On pourrait utiliser la simulation informatique des processus et des opérations mais avant d’en arriver là regardons les autres options qui s’offrent à nous.
La première option consiste souvent à faire des estimés sur papier ou « dans notre tête ». Ceci nous permet d’avoir un premier feeling. Par exemple, j’estime que nos ventes seront X% moindre au cours des 6 prochains mois pour ensuite remonter de Y% l’an prochain. Les avantages de cette méthode sont la rapidité et le coût initial très faible. Les inconvénients sont le manque de précision et le très grand risque d’erreur. Pour certaines décisions, cette méthode est suffisante, mais pour d’autres, une meilleure méthode est requise.
Une autre option est de bâtir des chiffriers Excel pour calculer les besoins futurs. Avec cette méthode, on peut être plus précis en calculant les besoins par poste, par département, par secteur et les détailler par jour, semaine ou mois. L’avantage principal de cette méthode est une grande précision par rapport à la méthode « papier » ou « dans notre tête ». L’inconvénient principal de cette méthode est sa grande précision. Quoi ? Comment la précision peut-elle être un avantage et un inconvénient ?
Parce que la précision de calculs mathématiques n’est qu’une illusion lorsqu’il y a de l’incertitude, de la variabilité et des événements imprévisibles. On a beau calculer que le 17 novembre le secteur 12 aura 68 produits à préparer et qu'on aura besoin de 15 personnes, lorsqu’on ne contrôle pas tous les événements qui influent sur ce que le secteur 12 aura à faire le 17 novembre, ce calcul ne vaut pas grand-chose.
En revanche, si on est capable de dire que le 17 novembre le secteur 12 aura:
60% de chance d’avoir entre 50 et 70 produits à préparer
30% de chance d’en avoir moins à préparer
10% de chance d’en avoir plus à préparer
Ça nous donne une meilleure idée de la charge de travail à laquelle on peut s’attendre.
Ainsi, en se basant sur notre chiffrier de calcul super précis on va prévoir trop de monde pour le secteur 12. Si, en revanche, on dit qu’on a 60% de chance d’avoir besoin de 12 à 15 personnes, 30% de chance d’en avoir besoin de moins et 10% de chances d’en avoir besoin de plus, ça nous donne vision plus réaliste de l’avenir.
Ce n’est qu’un exemple des possibilités de la simulation informatique des processus et des opérations qui permet d’élaborer une meilleure méthode pour planifier en tenant compte de l’incertitude et des probabilités d'imprévus. La simulation permet également de tester des scénarios et d’en voir les résultats. Par exemple : Quelle est la probabilité que je réussisse à répondre à la demande si je mets 12 personnes ?
La simulation est un outil inégalé d’analyse et d’aide à la décision pour le monde complexe dans lequel nous vivons. Des milliers d’entreprises l’utilisent pour mieux planifier et optimiser leurs opérations. Ils ont compris que le coût de la simulation est très vite compensé par les économies engendrées.
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